Een van de meest modieuze productiviteits- en organisatietools van de afgelopen jaren zijn applicaties. En het is niet voor minder aangezien ze zonder twijfel het grote publiek hebben weten te verleiden door de hoeveelheid faciliteiten die ze de gebruiker bieden. Een van de bekendste en beste, die niet altijd het een voor het ander impliceert, is Notion. Daarom willen we in dit bericht alles uitleggen wat je moet weten om deze complete applicatie te gaan gebruiken, zonder dood te gaan.
Wat is begrip?
Notion is een productiviteitstoepassing die u een groot aantal tools biedt om u te helpen bij het beheren van zowel uw projecten als de taken waaruit ze bestaan. Het aantal opties om Notion te gebruiken is bijna eindeloos, ja, we houden je niet voor de gek. Deze applicatie heeft een zeer minimalistische interface, het kan op het eerste gezicht zelfs de indruk wekken dat het een app is die te eenvoudig is om al zijn potentieel erin te kunnen huisvesten.
Welnu, ondanks dit simpele aspect, is de waarheid dat je met deze applicatie praktisch alles kunt doen waar je zin in hebt, van het gebruiken als een takenlijstapplicatie tot het erin opnemen van de database van je bedrijf of project, de publicatiekalender van uw Instagram-account of de economische accounts van uw winkel. Echt, Notion kan zo gemakkelijk of ingewikkeld zijn om te gebruiken als je wilt, omdat de gebruiker hier absoluut volledige controle heeft over wat er wel of niet kan gebeuren.
In dit bericht willen we je de basiskennis geven, zodat je Notion kunt gaan gebruiken zonder het gevoel te hebben dat deze applicatie te veel voor je is, iets wat heel gebruikelijk is bij alle gebruikers die van de ene op de andere dag deze app installeren en ze gaan het gebruiken, dat wil zeggen, we willen het je zo gemakkelijk mogelijk maken, zodat je kunt profiteren van Notion vanaf de eerste dag dat je besluit het te gaan gebruiken.
Op welke apparaten is het beschikbaar?
Voordat we het hebben over de toepassing in kwestie, willen we u vertellen op welke apparaten u Notion kunt gebruiken en vooral welke het meest comfortabel voor u zijn. Deze applicatie heeft een fundamentele vereiste die alle apps die willen slagen en de gebruiker willen verleiden in de productiviteitssectie moeten hebben, en dat is een applicatie voor meerdere platforms. Dit betekent dat je van Notion kunt genieten op zowel je iPhone, je iPad als je Mac, waarbij je altijd de volledige synchronisatie tussen al je apparaten behoudt.
Afhankelijk van het gebruik dat u van de toepassing wilt maken, is het ook geschikter om een of ander apparaat te gebruiken bij het invoeren van nieuwe gegevens of het maken van nieuwe pagina's. We zouden kunnen zeggen dat Notion is ontworpen, altijd met uitzonderingen, om het onder de knie te krijgen met de Mac of iPad, en de iPhone te gebruiken om altijd en ongeacht waar je bent alle informatie te kunnen raadplegen die je erin hebt ingevoerd. Dit is echter nergens door het vuur geschreven, dus elke gebruiker kan en moet het gebruik van deze app aanpassen aan zijn behoeften.
Organisatie op pagina's
Pagina's? Wat is dat?
Notion we kunnen zeggen dat het per pagina werkt, de pagina's zijn een leeg canvas waar je alles kunt maken wat je wilt, je kunt het gebruiken om te schrijven, een van de vele sjablonen te gebruiken die bestaan of een van de vijf soorten databases te gebruiken die Notion biedt U kunt vanaf het begin zelfs meer pagina's maken, we zullen hier later uitgebreid op terugkomen. Je kunt elke pagina de naam geven die je wilt en deze naar wens aanpassen, we zullen er later ook over praten, en vooral een van de meest opvallende punten is dat je zoveel pagina's kunt maken als je wilt.
Maak je eigen
Zoals we al zeiden, kunt u bij het maken van uw pagina's op twee verschillende manieren kiezen: enerzijds een sjabloon gebruiken, of sjabloon zoals het in Notion wordt genoemd, er is een oneindige variatie binnen de app zelf en zelfs webpagina's waar u nog meer downloaden. Of u kunt uw pagina's handmatig maken op basis van de vijf databasetypen die Notion biedt. De tweede optie is degene waar we het nu over zullen hebben en later zullen we de wereld van sjablonen betreden.
De vijf databasetypen die Notion biedt, zijn de 5 basistoepassingen die u met deze applicatie kunt doen. Uw Notion-pagina's kunnen immers zo eenvoudig of zo complex zijn als u zelf wilt. Vervolgens heb je welke de vijf soorten databases zijn die je hebt.
- planken.
- planken.
- Lijsten.
- Kalenders.
- Galerij.
- Tijdlijn
Op een meer gedetailleerde manier gaan we zien waar elk van de databasetypes, of ook wel paginatypes, voor zijn.
paginatypes
Borden
Het eerste type pagina waar we het over gaan hebben, zijn tabellen, een element dat erg handig kan zijn om te ordenen op basis van welke inhoud. De tabellen die u in Notion kunt maken, zijn volledig aanpasbaar, omdat u zoveel rijen en kolommen kunt opnemen als u wilt, en wat interessanter is en dat grote waarde geeft aan de app, met de inhoud die u erin wilt hebben. Deze inhoud kan van twee soorten zijn, basis of geavanceerd. Binnen de basisinhoud heb je de volgende opties.
- Tekst.
- Nummer.
- Selectie.
- Multiselectie.
- Datum.
- Personen.
- Records.
- Selectievakje.
- Koppelingen.
- Elektronische post.
- Telefoonnummer.
Aan de andere kant, als u verdergaande inhoud wilt invoeren, zijn de bestaande opties de volgende.
- Formule.
- Relatie.
- Oprollen.
- Creatie tijd.
- Gemaakt door.
- Datum laatste editie.
- Laatst bewerkt door.
borden
De borden, of binnen de applicatie ook wel Board genoemd, worden gebruikt om op elk moment de status van verschillende taken vast te stellen. Ze werken in groepen van taken, dat zijn immers de verschillende toestanden waarin een taak zich op een bepaald moment kan bevinden. U kunt de naam van deze statussen wijzigen, toevoegen, verwijderen en zelfs een bepaalde kleur toewijzen om ze op een veel visuelere manier te onderscheiden.
lijsten
Een essentiële functie, om het doel te bereiken dat Notion nastreeft om alle functionaliteiten die de talrijke productiviteitsapps hebben, daarin op te nemen, zijn de lijsten. Het is een element dat veel gebruikers elke dag in veel situaties gebruiken en uiteraard heb je in Notion ook de mogelijkheid om ze te gebruiken. Bovendien is het niveau van personalisatie van de lijsten indrukwekkend, zodat u ze perfect kunt aanpassen aan elk moment en aan elk type lijst dat u wilt maken op basis van uw behoeften.
kalenders
Een praktisch essentieel element van productiviteit is de kalender en uiteraard heb je binnen Notion de mogelijkheid om je eigen kalender te maken en dat, in dit geval, deze app je kalendertoepassing kan vervangen, zodat alle productiviteitselementen zich in hetzelfde plaats, in dezelfde applicatie. Bovendien, op dezelfde manier als wanneer u een pagina maakt, kunt u er binnen diezelfde pagina zoveel maken als u wilt, met de Notion Calendar gebeurt hetzelfde, dat wil zeggen, u kunt alle gewenste pagina's binnen elke pagina maken van de dagen.
Galerij
De galerij is een manier om alle pagina's die u op een pagina hebt opgeslagen op een andere manier te bekijken. In plaats van het weer te geven zoals het standaard is, in de vorm van een lijst, kunt u het in de vorm van een galerij doen, zodat u uw productiviteit kunt aanpassen als het handiger is om het op deze manier te bekijken applicatie helemaal naar je zin.
Tijdlijn
De tijdlijn of ook wel Gantt-diagram genoemd, is een van de databases of paginatypen die u binnen Notion kunt maken. Het is een productiviteitstool die veel wordt gebruikt in projectbeheer, omdat het gebruikers in staat stelt de duur van een taak te zien om op een veel duidelijkere en eenvoudigere manier te visualiseren wanneer, in theorie, elke taak. Andere eigenschappen die tijdlijnen hebben, zijn dat u ze kunt filteren op meerdere parameters, afhankelijk van de datum, aanmaaktijd, startdatums en einddatums, u kunt uw taken ook bekijken op uren, dagen, weken, veertien dagen of zelfs maanden of jaren. zoals het toevoegen van een tabel, lijst, galerij of kalenderweergave van de tijdlijn die u op dat moment gebruikt.
Tekst opmaken met blokken
Het is tijd om de pagina's met inhoud te vullen, erop te gaan schrijven, en hiervoor geeft Notion zijn gebruikers ook de mogelijkheid om de teksten te kunnen stylen, met de bedoeling om elk van de pagina's te kunnen verrijken gemaakt. U kunt deze handeling op twee verschillende manieren uitvoeren: eerst kunt u de gewenste tekst schrijven en vervolgens, door op de 6 stippen links van de tekst te klikken, op Omzetten in klikken om een van de vele bestaande indelingen te kiezen en waarover we u nu zullen spreken. De tweede optie is om vooraf het formaat te kiezen dat je wilt gebruiken, hiervoor hoef je alleen maar te schrijven / en vervolgens de gewenste tekststijl te kiezen. De stijlen die beschikbaar zijn in Notion zijn als volgt.
- Tekst.
- Bladzijde.
- Te doen lijst
- Koptekst 1
- Kop 2
- Kop 3
- Lijst met opsommingstekens.
- Genummerde lijst.
- Wissellijst.
- Citaat.
- verdeler.
- Link naar pagina.
- Roepen.
gebruik sjablonen
Zoals we eerder vermeldden, kunt u uw eigen pagina's maken om uw inhoud volledig aan te passen, maar we raden u ook aan om rekening te houden met de mogelijkheid om sjablonen van Notion te gebruiken of zelfs van andere gebruikers die ze voor de rest beschikbaar stellen om er het maximale uit te halen.
In het menu aan de linkerkant dat je in Notion hebt, als je op Sjablonen klikt, heb je een bijna onuitputtelijke hoeveelheid sjablonen tot je beschikking om praktisch alles te kunnen maken wat je wilt. Ze zijn gegroepeerd op verschillende thema's, zoals de volgende.
- Ontwerp.
- Opleiding.
- Engineering.
- Personeelszaken.
- Marketing.
- Persoonlijk.
- Product management.
- Verkoop.
- Steun.
Dit zijn degenen die Notion je in eerste instantie biedt, maar het geeft je ook de mogelijkheid om, door te klikken op Meer sjablonen bladeren, een bredere zoekopdracht uit te voeren via de Notion-website zelf. Onze aanbeveling is dat u wat tijd besteedt aan het bladeren door de verschillende opties die er zijn, omdat u vrijwel zeker een sjabloon zult vinden die erg handig kan zijn voor het gebruik dat u met Notion wilt maken.
De Notion-sjablonen zijn echter niet de enige inspiratiebron die u kunt vinden, veel gebruikers delen via hun verschillende webpagina's hun gepersonaliseerde sjablonen die ze zelf hebben gemaakt, zodat andere gebruikers zoals u ze kunnen gebruiken en ervan kunnen profiteren. Dit is ongetwijfeld ook een ideale manier om te kunnen vinden wat je zoekt of zelfs om geïnspireerd te worden om degene te zijn die ze uitvoert. Hieronder heb je verschillende websites die echt interessante sjablonen aanbieden.
Inhoud importeren uit andere apps of bronnen
Een andere optie die Notion u biedt, is om inhoud uit andere toepassingen of documenttypen te kunnen importeren. Dit is echt interessant om je databases te kunnen verrijken met content die je tot dan toe met andere software maakte en dat je voortaan met Notion doet. Hier is de lijst met services van waaruit u inhoud naar Notion kunt importeren.
- Evernote.
- Trello.
- asana.
- Samenvloeiing.
- Tekst & Markdown.
- CSV
- HTML
- Woord.
- Google documenten.
- Dropbox-papier.
- kwinkslag.
- Werkzaam.
Geef het een persoonlijk tintje
Een van de aanbevelingen die we doen, is dat je je pagina's en alle projecten die je via Notion beheert tot leven brengt. De applicatie zelf geeft u de mogelijkheid om elk van de pagina's te onderscheiden door een emoticon toe te voegen om ernaar te verwijzen, maar onze aanbeveling is dat u gepersonaliseerde afbeeldingen gebruikt, u kunt bijvoorbeeld de logo's van uw klanten, uw profielafbeelding, die van het merk dat u beheert, kortom, dat de opties om zowel de afbeelding van de pagina als de achtergrond aan te passen iets zijn dat uw Notion ook een veel esthetischer en professioneler tintje zal geven.
Het is gratis, tot op zekere hoogte
Maak je geen zorgen, in eerste instantie hoef je niet te betalen om Notion te gebruiken, maar de gratis versie heeft enkele beperkingen die in de meeste gevallen geen belemmering vormen voor gebruikers. Er zijn echter verschillende plannen, afhankelijk van de behoeften van de gebruikers, die de waarde van deze applicatie verhogen. De plannen die er zijn zijn de volgende.
- Persoonlijk.
- Pro persoonlijk.
- Team.
- Bedrijf.
Van deze vier abonnementen is het gratis abonnement het persoonlijke abonnement. Zoals we eerder vermeldden, hebben de meeste gebruikers echter genoeg aan dit plan, omdat de opties die door de applicatie worden aangeboden, echt meervoudig zijn en voldoen aan de persoonlijke behoeften van de gebruikers.
